Ačkoliv by se mohlo zdát, že ve veřejné správě jsou dána přesná
pravidla fungování a že jsou nastavené jasné procesy pro všechny služby
úřadu, zdaleka tomu tak není. Aby úřad správně fungoval, musejí být
splněny tři základní typy řízení a jedna zcela zásadní podmínka.
Onou zásadní podmínkou je ochota a kompetence vedení úřadu ke zlepšování aktuálního stavu. Vedení úřadu zkrátka musí chtít zlepšovat fungování úřadu.
Proto se především tajemník, který je nadřízeným všem zaměstnancům
úřadu, musí ztotožnit s představou, že je co zlepšovat a také s tím, že
za proces zlepšování je zodpovědný právě a jedině on.
Moderně fungující úřad poznáte mimo jiné i podle toho, jakým způsobem fungují tři základní typy řízení, které by měly na úřadě probíhat. Zde je jejich výčet:
1. Operativní řízení. Je to nejzákladnější stupeň
řízení, při kterém nadřízený svým podřízeným rozdává úkoly. Většinou se
tak děje na poradách, na kterých se probírají operativní záležitosti,
kontrolují zadané úkoly, rozdávají nové. Zadat úkoly ale také znamená
plnění úkolů kontrolovat, vyhodnocovat, motivovat pracovníky k jejich
plnění. Pokud však úkolů přibývá, dochází často k přetěžování řídících
struktur, přes které se valí nová a nová administrativa zpracování. To
může mít vliv na důslednost a časem se přestávají zadané úkoly
kontrolovat tak precizně a tak často, jak by bylo potřeba. To ovšem má
vliv na pracovní morálku pracovníků, kteří této situace využívají.
2. Druhým typem řízení je Taktické řízení. To v sobě zahrnuje např. projektové řízení, při kterém jsou napříč odbory sestavovány týmy pracovníků, kteří jsou v daném projektu do jeho dokončení podřízeni vedoucímu projektového týmu,
který je za výsledný projekt a jeho realizaci zodpovědný. Projektové
týmy se sestavují napříč běžných řídících struktur a pomáhají zejména
komunikačně odbřemenit řídící pracovníky, kteří nemusí detailně sledovat
projekt, na kterém aktuálně v projektovém týmu pracují jejich
podřízení. Mají-li se dva pracovníci projektového týmu domluvit, učiní
tak sami, ačkoli jsou z jiných odborů a také aniž by domluvu dojednávali
jejich vedoucí. Sami pak nesou větší díl odpovědnosti, ale také podílu
zásluh na společně dokončeném úkolu. To je jednoznačně motivujícím
prvkem k odvedení kvalitní práce.
Do této kategorie také patří procesní řízení, které pro
opakované úkoly a úkony má definované přesné postupy a pokyny, jakým
způsobem mají pracovníci postupovat. Postup, který je popsán, je také
kontrolován, vyhodnocován a zlepšován. Samotné zlepšování je pak
součástí celého procesního řízení. Také sem spadají nejrůznější systémy
řízení kvality. Asi nejznámější je systém ISO nebo CAF. Úzce souvisí s
procesním řízením a je to snaha o trvalé a dlouhodobé udržení vysoké
kvality poskytovaných služeb se záměrem tyto služby zlepšovat.
3. Na taktické řízení navazuje strategické řízení a plánování,
které funguje na principu definování cílů, jejich plánování a realizaci
a zároveň měření pomocí tzv. ukazatelů, podle nichž se dá snadno
zjistit, zda se ke stanoveným cílům takto řízená organizace přibližuje.
Je to nejvyšší stupeň řízení, který obsahuje nejkomplexnější úkoly a
projekty, které chce daná organizace zvládnout a většinou tyto úkoly
vyplývají i z účelu, proč byla daná organizace zřízena.
Pokud tyto tři typy řízení fungují, má tajemník fungující úřad. A
může pracovat v klidu a také mít radost z dobře vykonané práce. Výsledky
poznají občané, kteří dostávají profesionální, kvalitní a rychlé služby
úřadu.
Nástroje tedy máme, teď je potřeba je používat správně!
Úřad může fungovat i bez popsaných stupňů řízení. Proč dávat úkoly?
Proč dělat porady? Proč z nich pořizovat zápisy? V očích některých je to
zbytečná práce. Úředníci se přeci potkávají na chodbách, mohou si
předat informace na obědě nebo na kuřácké pauze. Proč je svazovat
přesnými postupy nebo „přidávat práci“ s učením a používáním moderních
postupů? A strategie? K čemu? Vždyť za 4 roky přijde další politická
reprezentace a bude chtít zase něco zcela jiného.
Ano, i tak se dá řídit úřad. A úřad také „funguje“. Spíš ale jede
samospádem a nadoraz a při jakémkoli vybočení ze zaběhané rutiny se
systém hroutí. Když takový stav nevadí vedení úřadu, ani jeho
zaměstnancům, měl by hodně vadit občanům. Trvale ( a zbytečně)
přetížení úředníci, kteří do své práce nejsou s to zapojit nové úkoly a
dobře je zvládnout, stěží občanům poskytnou kvalitní a moderní servis.
A nechtějí-li tento stav sami zlepšit, je to další z varovných signálů
pro občany, že úřad za jejich peníze skutečně nefunguje tak, jak by
mohl. Řešení je snadné a známé. Jen je použít…
RNDr. Pavel Roušar, zastupitel Otevřeného Újezda, v období 2010 – 2014 starosta Újezda nad Lesy
publikováno v Otevřených novinách dne 20.4.2015: http://otevrenenoviny.cz/moderne-rizeny-urad-nejsou-zadne-cary/